Como ser Cla­ro, Con­ci­so e Impac­tan­te.

Uma comu­ni­ca­ção empre­sa­ri­al efi­caz vai mui­to além de sim­ples­men­te trans­mi­tir infor­ma­ções; ela deve comu­ni­car com pre­ci­são, cati­var o lei­tor e trans­mi­tir pro­fis­si­o­na­lis­mo. Para alcan­çar esses obje­ti­vos, é fun­da­men­tal ado­tar uma abor­da­gem cla­ra, con­ci­sa e impac­tan­te — pila­res essen­ci­ais para uma comu­ni­ca­ção escri­ta bem-suce­di­da.

Ser cla­ro na comu­ni­ca­ção sig­ni­fi­ca garan­tir que a men­sa­gem seja com­pre­en­di­da sem espa­ço para inter­pre­ta­ções equi­vo­ca­das. Isso envol­ve a esco­lha de pala­vras sim­ples e dire­tas, eli­mi­nan­do jar­gões des­ne­ces­sá­ri­os e expres­sões ambí­guas. Em um ambi­en­te cor­po­ra­ti­vo, cada ter­mo e expres­são deve ser cui­da­do­sa­men­te sele­ci­o­na­do para que o lei­tor enten­da a men­sa­gem de ime­di­a­to.

Para man­ter a cla­re­za, siga estas prá­ti­cas:

Obje­ti­vi­da­de: Vá dire­to ao pon­to. Antes de come­çar a escre­ver, per­gun­te-se: “O que eu que­ro que o lei­tor sai­ba ou faça com esta infor­ma­ção?” Essa defi­ni­ção aju­da a man­ter o foco no con­teú­do.

Use Estru­tu­ras Sim­ples: Pre­fi­ra fra­ses cur­tas e dire­tas. Fra­ses lon­gas e com­ple­xas podem con­fun­dir o lei­tor, dimi­nuin­do o impac­to da men­sa­gem.

Orga­ni­ze as Infor­ma­ções de For­ma Lógi­ca: Apre­sen­te o pon­to prin­ci­pal logo no iní­cio, segui­do por deta­lhes e infor­ma­ções com­ple­men­ta­res. Essa téc­ni­ca, conhe­ci­da como estru­tu­ra de pirâ­mi­de inver­ti­da, é espe­ci­al­men­te útil para e‑mails, rela­tó­ri­os e comu­ni­ca­ções exten­sas.

Evi­te Abre­vi­a­ções, Siglas, Jar­gões e Lin­gua­gem Téc­ni­ca Exces­si­va: A menos que sejam abso­lu­ta­men­te neces­sá­ri­os e que o lei­tor este­ja fami­li­a­ri­za­do com eles, esses ele­men­tos podem con­fun­dir e pre­ju­di­car o enten­di­men­to.

Use Ver­bos no Impe­ra­ti­vo ou no Indi­ca­ti­vo: Eles aju­dam a dar cla­re­za sobre a ação a ser rea­li­za­da, sen­do mais dire­tos que fra­ses no sub­jun­ti­vo ou com ver­bos no gerún­dio.

Exem­plos:

Ver­bos no Impe­ra­ti­vo:

“Envie o rela­tó­rio até sex­ta-fei­ra.” — Ori­en­ta­ção dire­ta sobre o pra­zo.

“Con­fir­me sua pre­sen­ça na reu­nião até o final do dia.” — Um pedi­do cla­ro.

“Revi­se o docu­men­to antes de enca­mi­nhá-lo ao cli­en­te.” — Ins­tru­ções pre­ci­sas.

Ver­bos no Indi­ca­ti­vo:

“O trei­na­men­to come­ça às 9h.” — Infor­ma­ti­vo e dire­to.

“Você rece­be­rá o mate­ri­al neces­sá­rio por e‑mail.” — Comu­ni­ca­ção cla­ra sobre o que o des­ti­na­tá­rio pode espe­rar.

“A equi­pe téc­ni­ca já cor­ri­giu o erro no sis­te­ma.” — Infor­ma­ção sobre uma ação con­cluí­da.

Evi­te Fra­ses Sub­jun­ti­vas e no Gerún­dio:

Sub­jun­ti­vo: “Seria bom que você imple­men­tas­se as mudan­ças reco­men­da­das no pro­je­to.” → Use no impe­ra­ti­vo: “Imple­men­te as mudan­ças reco­men­da­das no pro­je­to.”

Gerún­dio: “O setor de mar­ke­ting esta­rá lan­çan­do a cam­pa­nha em novem­bro.” → Use no indi­ca­ti­vo: “O setor de mar­ke­ting lan­ça a cam­pa­nha em novem­bro.”

Ver­bos no impe­ra­ti­vo e indi­ca­ti­vo garan­tem uma comu­ni­ca­ção mais dire­ta e asser­ti­va, espe­ci­al­men­te para tare­fas, ori­en­ta­ções e comu­ni­ca­ções sobre pra­zos. Essa esco­lha ver­bal ace­le­ra a toma­da de deci­sões, evi­tan­do a ambi­gui­da­de que o gerún­dio ou o sub­jun­ti­vo podem tra­zer.

Efi­ci­ên­cia: Men­sa­gens cla­ras eco­no­mi­zam tem­po e evi­tam mal-enten­di­dos, per­mi­tin­do que os lei­to­res com­pre­en­dam rapi­da­men­te a inten­ção e o con­teú­do da comu­ni­ca­ção. Isso é espe­ci­al­men­te rele­van­te em ambi­en­tes de tra­ba­lho, onde deci­sões pre­ci­sam ser toma­das rapi­da­men­te.

Pro­fis­si­o­na­lis­mo: Uma escri­ta bem ela­bo­ra­da demons­tra com­pe­tên­cia e cui­da­do, refle­tin­do o pro­fis­si­o­na­lis­mo do autor e da empre­sa. Isso pode influ­en­ci­ar a per­cep­ção de cli­en­tes, par­cei­ros e cole­gas, esta­be­le­cen­do uma ima­gem posi­ti­va do pro­fis­si­o­nal e da empre­sa que ele repre­sen­ta.

Per­su­a­são: Idei­as bem apre­sen­ta­das são mais per­su­a­si­vas e geram resul­ta­dos, seja em ven­das, pro­pos­tas ou comu­ni­ca­ções de mar­ke­ting. Quan­do a men­sa­gem é cla­ra e con­vin­cen­te, é mais pro­vá­vel que o Lei­tor res­pon­da posi­ti­va­men­te.

Repu­ta­ção: A qua­li­da­de da sua escri­ta refle­te a ima­gem da sua empre­sa. Tex­tos com erros ou que sejam con­fu­sos podem pre­ju­di­car a cre­di­bi­li­da­de da orga­ni­za­ção, enquan­to uma comu­ni­ca­ção cla­ra e bem estru­tu­ra­da con­tri­bui para a cons­tru­ção de uma boa repu­ta­ção no mer­ca­do.

Ser con­ci­so sig­ni­fi­ca trans­mi­tir o essen­ci­al, eli­mi­nan­do o que é irre­le­van­te. No ambi­en­te de tra­ba­lho, tem­po é pre­ci­o­so, e uma comu­ni­ca­ção con­ci­sa é fun­da­men­tal. Em e‑mails, rela­tó­ri­os e outras comu­ni­ca­ções cor­po­ra­ti­vas, a pro­li­xi­da­de é vis­ta como des­per­dí­cio de tem­po. Ser con­ci­so não impli­ca redu­zir infor­ma­ções, mas apre­sen­tar a men­sa­gem com o menor núme­ro de pala­vras pos­sí­vel, sem per­der cla­re­za e essên­cia do que se quer transmitir/informar.

Algu­mas dicas para alcan­çar a con­ci­são:

Evi­te Intro­du­ções Lon­gas: Vá dire­to ao pon­to. A intro­du­ção deve ser bre­ve e apre­sen­tar rapi­da­men­te o obje­ti­vo da comu­ni­ca­ção. Em vez de “Venho atra­vés des­te e‑mail infor­mar que…”, pre­fi­ra “Infor­mo que…”. Fra­ses lon­gas e des­ne­ces­sá­ri­as em con­tex­tos dire­tos devem ser evi­ta­das.

Esco­lha Pala­vras Pre­ci­sas: A lin­gua­gem empre­sa­ri­al deve ser dire­ta. Subs­ti­tua pala­vras ou fra­ses lon­gas por ver­sões mais cur­tas e obje­ti­vas. Em vez de “Em vir­tu­de de…”, use “Devi­do a…”.

Use Voz Ati­va: A voz ati­va tor­na a comu­ni­ca­ção mais dire­ta e reduz o núme­ro de pala­vras. Por exem­plo, em vez de “A deci­são foi toma­da pela equi­pe…”, escre­va “A equi­pe deci­diu…”.

Evi­te Adje­ti­vos e Advér­bi­os Exces­si­vos: Em men­sa­gens cor­po­ra­ti­vas, des­cri­ções des­ne­ces­sá­ri­as podem diluir a impor­tân­cia do que está sen­do comu­ni­ca­do. Man­te­nha o foco na infor­ma­ção cen­tral e evi­te flo­rei­os.

Exem­plos de Adje­ti­vos Exces­si­vos:

Evi­te: “Esta­mos extre­ma­men­te satis­fei­tos com o exce­len­te desem­pe­nho da equi­pe.” → Use: “Esta­mos satis­fei­tos com o desem­pe­nho da equi­pe.”

Evi­te: “Este é um pro­du­to ino­va­dor que ofe­re­ce solu­ções incrí­veis.” → Use: “Este pro­du­to ofe­re­ce solu­ções efi­ca­zes.”

Exem­plos de Advér­bi­os Exces­si­vos:

Evi­te: “Pre­ci­sa­mos agir rapi­da­men­te e efi­ci­en­te­men­te.” → Use: “Pre­ci­sa­mos agir rapi­da­men­te.”

Evi­te: “O cli­en­te ficou abso­lu­ta­men­te satis­fei­to com o ser­vi­ço.” → Use: “O cli­en­te ficou satis­fei­to com o ser­vi­ço.”

O impac­to de uma men­sa­gem está na sua capa­ci­da­de de des­per­tar ação ou refle­xão. Para isso, além de ser cla­ro e con­ci­so, é neces­sá­rio estru­tu­rar o con­teú­do de for­ma que ele pren­da a aten­ção do lei­tor e o incen­ti­ve a agir ou refle­tir sobre o que foi dito.

Algu­mas estra­té­gi­as para aumen­tar o impac­to inclu­em:

Seja Per­su­a­si­vo: Em tex­tos empre­sa­ri­ais, como pro­pos­tas e rela­tó­ri­os, ser per­su­a­si­vo pode fazer toda a dife­ren­ça. Use dados e exem­plos con­cre­tos que apoi­em sua men­sa­gem e ins­pi­rem con­fi­an­ça.

Use o Tom Ade­qua­do: Ajus­te o tom ao con­tex­to e ao públi­co. Um e‑mail inter­no para a equi­pe pode ser mais infor­mal e ami­gá­vel, enquan­to uma comu­ni­ca­ção para par­cei­ros de negó­ci­os deve man­ter um tom for­mal e pro­fis­si­o­nal.

Foque nos Bene­fí­ci­os: Em comu­ni­ca­ções vol­ta­das para cli­en­tes ou par­cei­ros de negó­ci­os, des­ta­que como o pro­du­to, ser­vi­ço ou ideia tra­rá bene­fí­ci­os. Fra­ses como “Esta mudan­ça vai oti­mi­zar seu tem­po em X%” ou “Esse ser­vi­ço tra­rá mais segu­ran­ça aos dados” geram impac­to prá­ti­co.

Use uma Cha­ma­da para Ação (CTA): Em rela­tó­ri­os, e‑mails ou men­sa­gens de ori­en­ta­ção, ter­mi­ne com uma ação espe­ra­da, como “Por favor, revi­se até sex­ta-fei­ra” ou “Entre em con­ta­to para mais deta­lhes”. Isso dire­ci­o­na o lei­tor e demons­tra obje­ti­vi­da­de.

Evi­te o Uso de Fra­ses Nega­ti­vas: Estru­tu­rar men­sa­gens de for­ma posi­ti­va reduz con­fli­tos e cria uma cone­xão mais empá­ti­ca com o lei­tor. Em vez de “Não se esque­ça de envi­ar o rela­tó­rio”, opte por “Lem­bre-se de envi­ar o rela­tó­rio”.

Fer­ra­men­tas de IA, como o ChatGPT e o Scri­ta.Fácil, podem ser óti­mas opções para revi­sar e sim­pli­fi­car tex­tos, suge­rir melho­ri­as e ace­le­rar a cri­a­ção de con­teú­do, geran­do idei­as ini­ci­ais e garan­tin­do uma comu­ni­ca­ção bem estru­tu­ra­da e ali­nha­da ao tom dese­ja­do. Con­tu­do, lem­bre-se de revi­sar o tex­to gera­do para asse­gu­rar que o toque huma­no este­ja pre­sen­te na comu­ni­ca­ção.

A escri­ta empre­sa­ri­al efi­caz é aque­la que atin­ge seu obje­ti­vo com cla­re­za, con­ci­são e impac­to. A escri­ta cla­ra e con­ci­sa é uma habi­li­da­de essen­ci­al para qual­quer pro­fis­si­o­nal. Ser cla­ro, con­ci­so e impac­tan­te não só melho­ra a comu­ni­ca­ção, mas tam­bém for­ta­le­ce a ima­gem pro­fis­si­o­nal e a efi­ci­ên­cia nas empre­sas.

Apli­que essas téc­ni­cas no seu dia a dia e obser­ve como peque­nas mudan­ças na for­ma de escre­ver podem tra­zer gran­des resul­ta­dos no ambi­en­te cor­po­ra­ti­vo.

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Fon­te: #NaPrá­ti­ca / Val­ter Patri­ar­ca

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