Você é Efi­ci­en­te, Efi­caz ou os Dois?

Já parou para pen­sar que você pode ser uma pes­soa efi­ci­en­te, mas não neces­sa­ri­a­men­te efi­caz?

Mui­tas pes­so­as con­fun­dem esses dois con­cei­tos, mas a dife­ren­ça entre eles está no foco.
A efi­ci­ên­cia está rela­ci­o­na­da aos mei­os e pro­ces­sos, enquan­to a efi­cá­cia está rela­ci­o­na­da ao resul­ta­do final.

Peter Druc­ker, um dos mai­o­res gurus da ges­tão moder­na, dis­se cer­ta vez: “Efi­ci­ên­cia é fazer as coi­sas de manei­ra cer­ta. Efi­cá­cia é fazer as coi­sas cer­tas.”

A fra­se de Druc­ker, embo­ra con­ci­sa, traz um pon­to impor­tan­te: não bas­ta saber como fazer; é pre­ci­so saber o que fazer e por que fazer. Espe­ci­al­men­te em um cená­rio em que a velo­ci­da­de da infor­ma­ção e a inte­li­gên­cia arti­fi­ci­al nos per­mi­tem fazer mais e mais rápi­do, cor­re­mos o ris­co de ser­mos mui­to efi­ci­en­tes em tare­fas que não levam a lugar nenhum.

Enten­der e apli­car esses con­cei­tos no dia a dia é um divi­sor de águas para trans­for­mar sua roti­na em resul­ta­dos sig­ni­fi­ca­ti­vos, tan­to na vida pro­fis­si­o­nal quan­to pes­so­al.

A DIFERENÇA NA PRÁTICA: FAZER CERTO E FAZER A COISA CERTA

A for­ma mais sim­ples de enten­der a dife­ren­ça entre efi­ci­ên­cia e efi­cá­cia é por meio de uma ana­lo­gia com um time de fute­bol.

Ima­gi­ne um time que man­tém a pos­se de bola, tem ple­no con­tro­le do rit­mo da par­ti­da e segue à ris­ca o esque­ma táti­co do trei­na­dor. Em ter­mos de ges­tão, esse seria um time efi­ci­en­te. Os pro­ces­sos fun­ci­o­nam bem, há dis­ci­pli­na ope­ra­ci­o­nal, e tudo pare­ce estar sob con­tro­le. Estão, em outras pala­vras, fazen­do as coi­sas “cer­ta”.

A efi­cá­cia, no caso do fute­bol, é a capa­ci­da­de do time de mar­car gols e ven­cer a par­ti­da, ou seja, atin­gir o obje­ti­vo prin­ci­pal: a vitó­ria.

Mas sur­ge a per­gun­ta: Esse time está ganhan­do?

No fute­bol, como nos negó­ci­os, o obje­ti­vo não é ape­nas man­ter o con­tro­le ou cum­prir eta­pas com per­fei­ção é ven­cer, é fazer Gol. Um time que joga boni­to, mas não fina­li­za, não arris­ca, não cria opor­tu­ni­da­des reais de gol, pode até impres­si­o­nar, mas não atin­ge seu pro­pó­si­to, está sen­do ape­nas efi­ci­en­te, não efi­caz. É aqui que entra a efi­cá­cia, a capa­ci­da­de de fazer a coi­sa cer­ta, no momen­to cer­to, para alcan­çar o obje­ti­vo final.

A VELHA MÁXIMA DO FUTEBOL NÃO PERDOA: “QUEM NÃO FAZ, TOMA.”

Essa fra­se, embo­ra sim­ples, car­re­ga um prin­cí­pio fun­da­men­tal da ges­tão estra­té­gi­ca.
Orga­ni­za­ções que se con­cen­tram ape­nas em efi­ci­ên­cia, oti­mi­zan­do pro­ces­sos, redu­zin­do cus­tos, cum­prin­do pra­zos, mas per­dem de vis­ta o pro­pó­si­to mai­or, aca­bam sen­do ultra­pas­sa­das por con­cor­ren­tes mais ousa­dos, mais rápi­dos ou mais foca­dos em resul­ta­dos. Não bas­ta entre­gar com exce­lên­cia, é pre­ci­so entre­gar o que real­men­te impor­ta.

Um time que domi­na os fun­da­men­tos, mas não mar­ca gols é como uma empre­sa que cum­pre pra­zos, roda rela­tó­ri­os, imple­men­ta fer­ra­men­tas de pro­du­ti­vi­da­de, mas não ino­va, não aten­de às reais neces­si­da­des do cli­en­te e não gera valor. Em ambos os casos, a con­sequên­cia é a mes­ma, cedo ou tar­de, alguém mais efi­caz apa­re­ce e ocu­pa o espa­ço que foi dei­xa­do aber­to.

Por isso, na ges­tão, assim como no fute­bol, efi­ci­ên­cia sem efi­cá­cia é como uma joga­da boni­ta que ter­mi­na lon­ge do gol. Pode até agra­dar quem assis­te, mas não alte­ra o pla­car.

O QUE É EFICIÊNCIA E O QUE É EFICÁCIA — NA PRÁTICA

EFICIÊNCIA: É sobre “como” a tare­fa é fei­ta. É exe­cu­tar tare­fas da manei­ra mais pro­du­ti­va pos­sí­vel, uti­li­zan­do o míni­mo de recur­sos, tem­po e esfor­ço. Um exem­plo prá­ti­co: Ima­gi­ne que você pre­ci­se redi­gir um rela­tó­rio. Se você con­clui o docu­men­to em 30 minu­tos, sem erros e usan­do as fer­ra­men­tas cer­tas, você foi efi­ci­en­te.

Carac­te­rís­ti­cas de pes­so­as efi­ci­en­tes:
• Oti­mi­zam pro­ces­sos;
• Usam recur­sos com inte­li­gên­cia;
• Pri­o­ri­zam tare­fas;
• Evi­tam des­per­dí­ci­os.

A efi­ci­ên­cia é vali­o­sa por­que man­tém a pro­du­ti­vi­da­de alta, mas aten­ção: Efi­ci­ên­cia sozi­nha não garan­te rele­vân­cia. É pos­sí­vel ser mui­to efi­ci­en­te em algo que não deve­ria sequer estar sen­do fei­to. Já pen­sou nis­so?

EFICÁCIA: É sobre “o quê” pre­ci­sa ser fei­to para atin­gir o obje­ti­vo. Foco no resul­ta­do, inde­pen­den­te­men­te de como se che­ga lá. Exem­plos: lan­çar o pro­du­to cer­to no mer­ca­do, resol­ver o pro­ble­ma do cli­en­te, atin­gir metas de ven­das.

Carac­te­rís­ti­cas de pes­so­as efi­ca­zes:
• Foco no resul­ta­do final;
• Cla­re­za sobre metas e pri­o­ri­da­des;
• Per­sis­tên­cia até atin­gir o obje­ti­vo;
• Fle­xi­bi­li­da­de para mudar de estra­té­gia;
• Capa­ci­da­de de resol­ver pro­ble­mas com­ple­xos.

Ago­ra, pen­se em quan­tas vezes você ou sua equi­pe se dedi­ca­ram inten­sa­men­te a uma tare­fa e, ape­nas no final, per­ce­be­ram que o resul­ta­do não fazia tan­ta dife­ren­ça ou que todo o esfor­ço pode­ria ter sido dire­ci­o­na­do para algo de mai­or impac­to.

Pen­se assim: efi­ci­ên­cia é como você faz; efi­cá­cia é se o que você fez real­men­te impor­ta.

POR QUE ISSO IMPORTA PARA SUA CARREIRA

A com­bi­na­ção, saber esco­lher o que fazer (ser efi­caz) e fazer bem (ser efi­ci­en­te) é o dife­ren­ci­al de quem avan­ça e cres­ce na car­rei­ra.

Unir efi­ci­ên­cia e efi­cá­cia é a recei­ta para:
• Cres­ci­men­to rápi­do na car­rei­ra.
• Reco­nhe­ci­men­to no ambi­en­te de tra­ba­lho.
• Aumen­to de opor­tu­ni­da­des e ganhos.

Pen­se assim: Efi­ci­ên­cia + Efi­cá­cia = Exce­lên­cia. Ou seja, a com­bi­na­ção per­fei­ta para o suces­so.

EFETIVIDADE: A FÓRMULA DO SUCESSO.

A efe­ti­vi­da­de é o pon­to de equi­lí­brio, é a união har­mo­ni­o­sa entre efi­ci­ên­cia e efi­cá­cia. A com­bi­na­ção des­sas duas com­pe­tên­ci­as é que sur­gem os ver­da­dei­ros dife­ren­ci­ais capa­zes de trans­for­mar pro­fis­si­o­nais e orga­ni­za­ções. Quan­do uni­mos a exce­lên­cia ope­ra­ci­o­nal ao foco em resul­ta­dos, gera­mos um efei­to mul­ti­pli­ca­dor, cada ação pas­sa a ter pro­pó­si­to, cada esfor­ço pro­duz resul­ta­dos con­cre­tos e cada recur­so é apro­vei­ta­do ao máxi­mo para gerar retor­no e cres­ci­men­to sus­ten­tá­vel.

Exem­plos de Efe­ti­vi­da­de:

:: NO TRABALHO: Uma empre­sa que atin­ge suas metas de lucro (resultado/eficácia) atra­vés de pro­ces­sos oti­mi­za­dos, com equi­pes enga­ja­das e satis­fei­tas, com impac­to posi­ti­vo na soci­e­da­de. É uma empre­sa efi­ci­en­te e sus­ten­tá­vel.

:: NA VIDA PESSOAL: Uma pes­soa que alcan­ça seus obje­ti­vos de car­rei­ra e finan­cei­ros (resultado/eficácia), sem sacri­fi­car sua saú­de, seus rela­ci­o­na­men­tos ou seu tem­po para lazer e desen­vol­vi­men­to pes­so­al. É uma pes­soa efi­ci­en­te no uso de ener­gia e tem­po de vida.

Efe­ti­vi­da­de gera:

:: CREDIBILIDADE PROFISSIONAL ELEVADA: Exem­plo, um ges­tor que oti­mi­za pro­ces­sos (efi­ci­ên­cia) e aumen­ta lucros (efi­cá­cia) tor­na-se indis­pen­sá­vel para a orga­ni­za­ção.

:: PRODUTIVIDADE INTELIGENTE (NÃO APENAS ALTA, MAS DIRECIONADA): eli­mi­na o “pro­du­zir por pro­du­zir” e foca em fazer o essen­ci­al com exce­lên­cia.

:: REDUÇÃO DO RETRABALHO: Efi­ci­ên­cia evi­ta erros; efi­cá­cia garan­te que o esfor­ço seja apli­ca­do ao que real­men­te impor­ta des­de o iní­cio.

:: RESULTADOS CONSISTENTES E SUSTENTÁVEIS: A com­bi­na­ção de efi­ci­ên­cia e efi­cá­cia esta­be­le­ce um flu­xo con­tí­nuo de melho­ri­as: pro­ces­sos sóli­dos impul­si­o­nam entre­gas rele­van­tes, e cada entre­ga bem-suce­di­da retro­a­li­men­ta e apri­mo­ra ain­da mais os pro­ces­sos, garan­tin­do cres­ci­men­to está­vel e dura­dou­ro.

STEVE JOBS — EXEMPLO DA VIDA REAL

Ste­ve Jobs não era ape­nas efi­ci­en­te ou ape­nas efi­caz. Ele sabia o que que­ria cri­ar (efi­caz) e bus­ca­va a melhor for­ma de rea­li­zar (efi­ci­en­te). O resul­ta­do? Pro­du­tos que muda­ram a his­tó­ria e uma mar­ca refe­rên­cia em ino­va­ção.

HÁBITOS E PRÁTICAS PARA SER EFETIVO

Para tri­lhar o cami­nho da exce­lên­cia, incor­po­re estas prá­ti­cas no seu dia a dia:

:: PRIORIZE: Antes de ini­ci­ar o dia, res­pon­da: “Qual tare­fa que terá mai­or impac­to hoje?” Use a Matriz de Eise­nhower para dife­ren­ci­ar o que é urgen­te do que é impor­tan­te. Assim, você pode focar no que traz resul­ta­do real.

:: OTIMIZE PROCESSOS: crie tem­pla­tes para e‑mails, pro­pos­tas e docu­men­tos. Isso eco­no­mi­za tem­po e garan­te padro­ni­za­ção. Use IA para auto­ma­ti­zar ou ace­le­rar tare­fas roti­nei­ras e ganhar pro­du­ti­vi­da­de.

:: ORGANIZE SEU TEMPO: para evi­tar dis­tra­ções.

:: DELEGUE: iden­ti­fi­que tare­fas que con­so­mem seu tem­po sem agre­gar valor sig­ni­fi­ca­ti­vo e pro­cu­re for­mas de auto­ma­ti­zar ou dele­gar. Pode ser des­de a orga­ni­za­ção de arqui­vos até a res­pos­ta a per­gun­tas fre­quen­tes.

:: MEÇA O QUE IMPORTA: Evi­te métri­cas de vai­da­de. Foque em indi­ca­do­res que mos­tram resul­ta­do real, não ape­nas volu­me. Por exem­plo, em vez de ape­nas con­tar o núme­ro de e‑mails envi­a­dos, meça a taxa de res­pos­ta ou a con­ver­são gera­da por esses e‑mails.

:: REFLITA E AJUSTE: Após cada entre­ga impor­tan­te, dedi­que de 15 a 30 minu­tos para ana­li­sar o que fun­ci­o­nou, o que não fun­ci­o­nou e o que pode ser melho­ra­do no pro­ces­so.

:: APRENDIZADO CONTÍNUO: Invis­ta em conhe­ci­men­to (livros, cur­sos) para melho­rar tan­to sua capa­ci­da­de de deci­são (efi­cá­cia) quan­to sua exe­cu­ção (efi­ci­ên­cia).

O PAPEL DA INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL

Falar de efi­ci­ên­cia, efi­cá­cia e efe­ti­vi­da­de é tam­bém falar de inte­li­gên­cia arti­fi­ci­al. Isso por­que a IA poten­ci­a­li­za ambos os con­cei­tos:

:: EFICIÊNCIA: A IA auto­ma­ti­za pro­ces­sos, eli­mi­na retra­ba­lho, ace­le­ra tare­fas repe­ti­ti­vas e reduz des­per­dí­ci­os de tem­po e recur­sos. Exem­plo: gerar rela­tó­ri­os, pro­pos­tas, e‑mails, orga­ni­zar dados, res­pon­der per­gun­tas fre­quen­tes.

:: EFICÁCIA: A IA aju­da a tomar deci­sões melho­res, iden­ti­fi­can­do padrões, pre­ven­do ten­dên­ci­as e tes­tan­do hipó­te­ses rapi­da­men­te para atin­gir o obje­ti­vo cer­to. Exem­plo: ana­li­sar feed­back de cli­en­tes para ajus­tar um pro­du­to antes do lan­ça­men­to.

:: EFETIVIDADE: Quan­do usa­da de for­ma estra­té­gi­ca, a IA impul­si­o­na tam­bém a efe­ti­vi­da­de, garan­tin­do que as coi­sas cer­tas sejam fei­tas da manei­ra cer­ta, com o melhor uso pos­sí­vel de recur­sos e sem com­pro­me­ter resul­ta­dos a lon­go pra­zo.

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Enten­der efi­ci­ên­cia, efi­cá­cia e efe­ti­vi­da­de, e apli­car esses con­cei­tos no dia a dia, são essen­ci­ais para qual­quer pro­fis­si­o­nal que dese­ja cres­cer e ter suces­so na car­rei­ra.

Ser efi­ci­en­te é fazer cer­to. Ser efi­caz é fazer o cer­to. Unir as duas habi­li­da­des (ser efe­ti­vo) é o cami­nho mais rápi­do para o suces­so pro­fis­si­o­nal.

Ao fazer isso, você aumen­ta sua pro­du­ti­vi­da­de, entre­ga resul­ta­dos de qua­li­da­de e alcan­ça os obje­ti­vos que real­men­te impor­tam. Por­tan­to, foque em apren­der, apri­mo­rar habi­li­da­des, geren­ci­ar o tem­po e pri­o­ri­zar tare­fas impor­tan­tes.

Afi­nal, no fute­bol da vida, não bas­ta jogar bem. É pre­ci­so fazer gol!

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Não bas­ta escre­ver, é pre­ci­so escre­ver cer­to. Des­cu­bra como comu­ni­car com cla­re­za, obje­ti­vi­da­de e impac­to no ambi­en­te cor­po­ra­ti­vo usan­do inte­li­gên­cia arti­fi­ci­al.

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Fon­te: #NaPrá­ti­ca / Val­ter Patri­ar­ca